Waar moet je op letten bij het aanleveren van je Word-document voor de vormgeving van je proefschrift?

Een goede vormgeving van een proefschrift begint bij het aanleveren van een goed Word-document. Hiermee bedoelen we niet de leesbaarheid of grammatica, maar hoe het Word-bestand is opgebouwd. Dit betekent niet dat het er mooi uit moet zien; hier gaan wij als Persoonlijk Proefschrift immers voor zorgen. Maak je dus niet druk om de lettertypes, uitlijning, marges of regelafstand, maar er zijn een aantal zaken die belangrijk zijn om het document inzichtelijk en werkbaar te maken voor onze vormgevers.

1. Wees consistent en maak de structuur van de tekst duidelijk.

Als vormgevers kijken wij niet naar de lettertypes, uitlijning of regelafstanden in Word, maar wel naar de structuur van een document. De structuur van de tekst moet consistent zijn, anders kan een vormgever in de war raken tijdens de opmaak. Om een Word-document consistent te maken of houden, kun je gebruikmaken van opmaakstijlen. Met de opmaakstijlen van Word kun je onderscheid aangeven tussen hoofdstuk- en paragraaftitels (hoofd- en subkoppen). Een bijkomend voordeel is dat wanneer je dit goed doet, het erg eenvoudig is automatisch een inhoudsopgave te genereren.

Opmaakstijlen pas je toe door in Word de hoofdstuk- of paragraaftitel te selecteren en vervolgens op ‘Start’ -> ‘Stijlen’ op ‘Kop 1’ te klikken. Doorgaans geldt voor hoofdstukken ‘Kop 1’, paragraaftitels ‘Kop 2’ en subparagrafen ‘Kop 3’. Mocht het proefschrift een afwijkende structuur hebben, dan is het mogelijk andere opmaakstijlen te gebruiken. Let er hierbij op dat je deze consistent toepast.

2. Figuren van een proefschrift in Word

Bij het opmaken van een proefschrift maakt de vormgever doorgaans geen gebruik van de figuren die in Word zijn geplaatst. De reden hiervoor is dat een afbeelding in Word wordt gecomprimeerd; dit gaat ten koste van de kwaliteit van het proefschrift. Let bij het aanleveren van een Word-document met figuren op de volgende punten.

Lever de originele bestanden van de figuren aan.

Om de kwaliteit van het proefschrift zo hoog mogelijk te krijgen, raden wij aan om de originele bestanden van je figuren mee te sturen met het Word-document. Deze originele afbeeldingen kunnen verschillende extensies hebben (.jpg, .jpeg, .png, .eps, .ai, .pdf, etc.). Onze vormgevers kunnen met bijna alle extensies overweg. Verzamel dus de originele bestanden van al je figuren; dan is de kans groot dat de kwaliteit direct goed is als je je bestanden aanlevert.

Geef aan waar figuren in een tekst geplaatst moeten worden.

Wanneer je de originele figuren meestuurt met een Word-document, is het verstandig om de figuren in het Word-document te laten staan. Dan weet de vormgever waar ze horen te staan. De vormgever zal hier dan rekening mee houden en de figuren en tekst zo opmaken dat de plaatsing naar wens is.

3. Tabellen van een proefschrift in Word

Veel mensen zullen bekend zijn met tabellen in Word. Een tabel kan toegevoegd worden door in het menu ‘Invoegen’ op ‘Tabel’ te klikken en met de cursor over het raster te bewegen totdat het gewenste aantal rijen en kolommen is gemarkeerd.

Wanneer je meer dan 10 kolommen dan wel rijen aan een tabel wilt toevoegen, kun je gebruikmaken van de optie ‘Tabel invoegen’ door in het menu op ‘Tabel’ en ‘Tabel invoegen…’ te klikken.

Enkele tips voor het gebruik van tabellen in een proefschrift:

Het is niet nodig om een tabel op te knippen wanneer deze over meerdere pagina’s verspreid is. Hierdoor ontstaan twee losse tabellen, die onze vormgevers daarna weer aan elkaar moeten knopen. Het is dus beter om grote tabellen gewoon door te laten lopen.

Daarnaast raden we aan om een tabel niet verder op te maken dan het aangeven van de headers. De formaten van een proefschrift zijn doorgaans anders dan het formaat van een Word-document. De vormgever zal zorgen dat een tabel mooi en passend op een pagina van het proefschrift komt te staan. Het is daarom zonde om veel tijd te besteden aan de opmaak van tabellen in Word. Echter, het is wel van belang de structuur van een tabel duidelijk te maken. Geef daarom headers bijvoorbeeld dikgedrukt weer.

Het is niet nodig tabellen apart aan te leveren. Deze kunnen we direct vanuit Word aanpassen. Ook wanneer je een tabel vanuit Excel kopieert en plakt in Word, kunnen we deze opmaken.