Vacature:
Coördinator Persoonlijk Proefschrift

Verantwoordelijkheid, nauwkeurigheid én vrijheid in 1 functie! 

Persoonlijk Proefschrift

Ons bedrijf is gespecialiseerd in de vormgeving van proefschriften en de grootste partij in Nederland. Wij maken honderden proefschriften per jaar en doen dit al meer dan 12 jaar! Onze persoonlijke aanpak is voor onze klanten heel belangrijk: na jaren van wetenschappelijk onderzoek is het proefschrift namelijk de kers op de taart. Persoonlijk Proefschrift ontzorgt promovendi in deze laatste (vaak stressvolle) fase en verzorgt de vormgeving van het proefschrift tot in de puntjes. Ben jij iemand met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die graag de touwtjes in handen heeft, lees dan snel verder!

Wat is een proefschrift?

Persoonlijk Proefschrift opereert in de nichemarkt van het promoveren. Wanneer je na het behalen van je master graag wetenschappelijk onderzoek wilt doen kun je gaan promoveren. Je werkt minimaal vier jaar aan een specifiek onderzoek, tijdens dit onderzoek probeer je zoveel mogelijk van je resultaten te publiceren in bijvoorbeeld wetenschappelijke tijdschriften. Wanneer je voldoende artikelen gepubliceerd hebt mag je gaan promoveren. Voor je promotie breng je een boek uit waar al deze artikelen in staan, dat is je proefschrift. Het is je visitekaartje voor je mogelijke carrière in de wetenschappelijke wereld.

De Functie

Coördinatie
Als coördinator van Persoonlijk Proefschrift ben je de verbinding tussen onze klanten (promovendi), onze freelance vormgevers (±25) en onze productiepartners (drukkerijen) verspreid door Nederland. Als ‘spin in het web’ ben je voor iedereen het eerste aanspreekpunt en ben je verantwoordelijk voor de bewaking van het gehele vormgevingsproces.

Het is als coördinator vooral belangrijk dat je van nature ontzettend zorgvuldig bent, goed overzicht behoudt en stressbestendig bent. Je hebt best wat verantwoordelijkheden en dagen zijn soms onverwacht drukker dan verwacht, dus punctualiteit is nodig om alles goed te laten verlopen (en om te zorgen dat je zelf ook nog plezier in je werk hebt 😉 ).

Jij bent de eerste die de klant spreekt en daarmee het visitekaartje van Persoonlijk Proefschrift, de volledige vormgeving wordt vervolgens gedaan door een freelancer, maar hij of zij kan altijd met vragen bij jou terecht. Ook als er problemen zijn, denk jij gelijk in oplossingen en zorg je ervoor dat de vormgever verder kan ofwel dat de klant een snelle en passende oplossing wordt geboden.

Vormgeving
Als coördinator is het belangrijk dat je regelmatig een proefschrift vorm geeft. Je hoeft hiervoor geen ervaring te hebben met vormgeving/InDesign (dit is natuurlijk wel een pré). Je kunt bij ons namelijk intern een opleiding volgen. Het is wel van belang dat je van nature oog voor detail hebt.

We vinden dit belangrijk, zodat je straks als coördinator zowel tegenover de vormgevers als tegenover de klanten, weet waar je het over hebt. Dit zorgt ervoor dat je bekend blijft met het proces en genoeg affiniteit blijft hebben met de software om vormgevers te kunnen helpen. We verwachten dat je na je inwerkperiode, ongeveer één proefschrift per twee maanden vormgeeft (als de mate van drukte dit toelaat).

Verantwoordelijkheden
Je bent als coördinator eindverantwoordelijk voor de volgende zaken:

  • De intakes met klanten en het koppelen van deze klanten aan een vormgever.
  • Het opstellen en in de gaten houden van alle planningen van orders.
  • De procesbegeleiding en daarmee het succesvol laten verlopen van alle orders.
  • Sollicitatiegesprekken en waar nodig inwerken van nieuwe vormgevers, dit doe je samen met co-coordinator Marilou.
  • Kwaliteit van werk van bestaande vormgevers controleren en voorzien van feedback
  • Oppakken en oplossen van problemen die zich voordoen bij klanten, vormgevers, drukkerijen of andere partijen.
  • Al het klantcontact vanuit het bedrijf via de volgende kanalen: mail, telefoon, WhatsApp, web-chat (als je beschikbaar bent). Je krijgt een telefoon of sim van ons.
  • Een aantal keer per jaar vertegenwoordig je ons op beurzen, drukkers-markten en op Universiteiten door heel Nederland. Dit doe je samen met een collega van het management.
  • Ongeveer elk kwartaal hosten we een webinar voor alle vormgevers. Eens per jaar organiseren we een event voor alle vormgevers op locatie.

De werkomgeving

Je werkt vanuit ons kantoor in hartje Utrecht. Je deelt dit kantoor met Marilou en 2 externe huurders. Vormgevers en collega’s zijn soms ook werkzaam in ons kantoor. Het meeste contact zal verlopen via de telefoon, mail en ons ondersteunende platform. In overleg is het ook mogelijk om met regelmaat thuis te werken. Afspraken, presentaties en workshops in verschillende universiteitssteden komen een aantal keer per jaar voor.

Kern team


Matthijs
Eigenaar


Robbert
Eigenaar


Marilou
Co-Coördinator


Jij?
Coördinator

Naast ons kernteam werken we met nog veel meer mensen samen.

Profiel

Overzicht houden en planningen bewaken moet van nature in je zitten, met tientallen proefschriften tegelijkertijd is dit noodzakelijk. De combinatie van coördinator en vormgever maakt deze functie uniek – je kunt je sociale skills en project management taken mooi combineren met het creatieve vak. Idealiter woon je (in de buurt van) Utrecht.

De belasting van deze functie verspreid zich over de gehele week, je moet normaliter elke werkdag bereikbaar zijn. Je deelt je eigen uren in. Er is vaak sprake van een kleine spoed taak, wanneer een vormgever of een klant bijvoorbeeld een urgente vraag heeft. In de praktijk komt het erop neer dat je de hele week (op werkdagen uiteraard) zo goed mogelijk telefonisch bereikbaar bent en altijd snel kunt schakelen.

Wat verwachten we van jou?

Must

  • Je hebt een positieve, oplossingsgerichte en open houding;
  • Je bent toegankelijk en vriendelijk;
  • Je werkt zelfstandig en ondernemend;
  • Je bent zeer nauwkeurig en detail-gericht – alle kleine foutjes vallen jou van nature direct op;
  • Je werkt efficiënt en bent erop gericht om je werk nóg efficiënter te maken;
  • Je bent een goede planner en geniet van overzicht;
  • Je bent een goede beller en communiceert helder;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Relevante (werk)ervaring in een coördinerende / aansturende functie;
  • Minimaal HBO denkniveau.

Pré

  • Montessori-achtergrond, waardoor het plannen je natuurlijk af gaat;
  • Ervaring met Adobe InDesign;
  • Affiniteit met de wetenschappelijke / universitaire wereld;
  • Ervaring met het beheren van een WordPress website;
  • Ervaring met Photoshop en Illustrator.

Wat bieden we jou?

Een afwisselende functie als freelancer of in loondienst van 28 tot 32 uur per week bij een jong bedrijf met veel vrijheid en verantwoordelijkheid. De functie is per direct beschikbaar. Lunch, een ingerichte werkplek en alle benodigde software licenties faciliteren wij allemaal. Overige secundaire voorwaarden zijn bespreekbaar.

Interesse?

Spreekt deze functie van coördinator je aan? Stuur dan je CV en korte motivatie naar werkenbij@persoonlijkproefschrift.nl. Voor vragen kun je altijd even bellen: 06 18 14 00 01.